Documentos produzidos exclusivamente em meio eletrônico precisam ser planejados para continuar autênticos, acessíveis e auditáveis ao longo do tempo. Para isso, a gestão arquivística deve fazer parte do desenvolvimento dos sistemas de informação, e não ser deixada para depois.
A lógica é semelhante ao Privacy by Design, conceito aplicado à segurança de dados desde a criação de softwares e aplicativos. No campo dos arquivos, duas abordagens complementares cumprem esse papel: Archiving by Design e Records Management by Design, ou arquivamento por design e gestão de documentos por design.
O problema da atuação tardia
Tradicionalmente, instituições acumulam documentos e só depois organizam os acervos. Nessa etapa, profissionais aplicam planos de classificação, tabelas de temporalidade e definem a destinação dos documentos, que pode envolver guarda permanente ou eliminação.
No ambiente digital, esse modelo se torna menos eficaz. Sistemas costumam ser desenvolvidos para atender necessidades imediatas, sem incorporar controles para o ciclo de vida das informações. Com isso, podem ocorrer dispersão de dados, obsolescência de formatos e perda de contexto.
Tentar corrigir essas falhas depois que um sistema já foi concluído pode ser caro e inviável. A proposta das metodologias por design é antecipar os requisitos de arquivamento e incluí-los como especificações de engenharia de software desde o planejamento.
Origem e aplicação
A abordagem Archiving by Design surgiu no Nationaal Archief, arquivo nacional da Holanda. A iniciativa foi desenvolvida após o diagnóstico de que órgãos governamentais migravam sua gestão para sistemas sem considerar a preservação de longo prazo.
O modelo holandês prioriza a sustentabilidade da informação e sua acessibilidade ao longo do tempo. Ao incluir os requisitos arquivísticos no sistema de gestão, a instituição também reduz a necessidade de atualizações frequentes em uma plataforma dedicada ao arquivamento, já que o software principal passa por melhorias programadas.
Para preservar a cadeia de custódia, os documentos gerados pelo sistema devem ser acompanhados de metadados contextuais. Essas informações ajudam a manter a interpretação dos arquivos mesmo quando as tecnologias originais deixam de ser usadas.
A metodologia também foi adotada em outros países da União Europeia. O European Archives Group publicou diretrizes para sua implantação.
Gestão e conformidade
A ISO – International Organization for Standardization desenvolve abordagem semelhante, chamada Records Management by Design. Entre as referências estão as normas ISO 15489 e ISO 30300.
Essa vertente enfatiza a conformidade operacional, com requisitos como prazos de retenção, temporalidade e procedimentos de destinação autorizada. Os critérios são traduzidos em metadados operacionais, permitindo automatizar processos arquivísticos.
A adoção de um modelo de governança baseado nessas metodologias pode apoiar inovações institucionais e a economia de recursos. A ideia central é construir uma estrutura capaz de manter os documentos legíveis, interpretáveis e confiáveis mesmo muito tempo depois de sua criação.
